Hantering av personuppgifter (GDPR)

Information om behandling av personuppgifter

För kommunala bolag finns det lagar som ställer krav på hur allmänna handlingar ska hanteras. Alla offentliga instanser ska ha en beskrivning av sina allmänna handlingar samt beslut om bevarande eller gallringsfrist. Hos Kfast så finns detta i informationshanteringsplanen. De handlingar som ska bevaras för all framtid hamnar till slut hos Eskilstunas Stadsarkiv. Regler om detta finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets och sekretesslagen och arkivlagen.  

Allmänna handlingar kan komma att lämnas ut i enlighet med tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens regler om utlämnande av allmänna handlingar. 

Vi behandlar bland annat personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. 

I Kfast integritetspolicy (öppnas i ny flik) kan du kortfattat läsa om hur vi arbetar med GDPR.

När du står i våra uthyrningsköer

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden. 

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. 

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. 

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. 

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. En årlig kundenkät skickas ut till våra hyresgäster där enkätsvaren är avidentifierade. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. 

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. 

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. 

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. 

När hyresförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi hanterar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår informationshanteringsplan. 

Personuppgiftsansvarig

Eskilstuna Kommunfastigheter AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Dataskyddsombudet kan du kontakta via e-post till dataskydd.kfast@humanfactory.se .

Kontakt med oss i andra frågor

Oavsett om ni har ett avtalsförhållande med oss eller inte kan kontakt komma att ske, från vår sida eller ert håll, via exempelvis e-post, i olika syften. Beroende på anledningen till kontakten kan de personuppgifter som ni uppger i denna kontakt komma att sparas hos oss. I största möjliga mån kommer detta i aktuellt fall att klargöras direkt i kommunikationen med oss. 

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer. Om du vill kan du använda vår mall för begäran av registerutdrag, se PDF:en  Begäran om registerutdrag hos Eskilstuna Kommunfastigheter AB (öppnas i ny flik)

Begäran skickas till Eskilstuna Kommunfastigheter AB, 631 86 Eskilstuna. Vi kommer att lämna ut uppgifter till dig inom en månad från att vi har mottagit din förfrågan, under vissa omständigheter (såsom antalet inkomna förfrågningar) kan denna tid utökas till två månader, om så är fallet kommer vi att meddela detta inom en månad. 

Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade

Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta samt i vissa fall rätten att bli glömd. Om du önskar få dina personuppgifter raderade, rättade eller begränsade ber vi dig inkomma med en skriftlig begäran till info@kfast.se, genom att ringa oss på 016-16 75 00 eller besöka vårt Kundcenter under våra öppettider.

Du har rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Du når dem via e-postadressen imy@imy.se 

Mer information om gällande dataskyddslagstiftning kan du läsa på www.imy.se.